نظام آراستگی محیط کار( 5s )

هر سازمانی برای شناسایی اتلاف ها ,افزایش ایمنی و بهداشت و حرکت در جهت بهبود بهره وری و کیفیت , صرفه جویی در هزینه ها , پیشکیری از خرابی ها ناگزیر است از اصول 5s پیروی کند .

5s روش نظام یافته ای برای ساماندهی و آراستگی محیط کاری و برقراری مقررات و استانداردها و حفظ نظم و انضباط لازم برای انجام کارها بصورت درست میباشد .این اصول از کنار هم قرار گرفتن 5 کلمه ژاپنی تشکیل شده است , که این اصول عبارتنداز :

1. ساماندهی ( seiri ) _ سوا کردن غیر ضروری ها از ضروری ها
2. نظم و ترتیب ( seiton ) _ سامان دادن و مرتب چیدن
3. پاکیزه سازی ( seiso ) _ سپیدی و پاکیزگی
4. استاندارد سازی ( seiketsu ) _ سعی در حفظ وضع مطلوب
5. انضباط ( shitsuke ) _ سازمان یافتگی و انضباط کاری

حالا یک سوال : چرا 5S ؟

آراستگی ظاهری علاوه بر جلب کردن نظر مشتری هدف های دیگری از جمله ؛ اصلاح فرآیندها و حذف موازی کاری ها , حذف عوامل اتلاف زمان و منابع انرژی را هم به همراه دارد.

ساماندهی (سازماندهی ، تفکیک و تعمیر  یا  Seiri )

در دیدگاه 5S ،  نظم دادن به قسمتهای مختلف سازمان در جهت رسیدن به اهداف سازمان , ساماندهی نامیده میشود , از دیدگاه « پنج اس » ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « پنج اس » ، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

–  لوازم و اشیاء ضروری از غیر ضروری را تفکیک کنیم ( در یک واحد تولیدی مشخص کردن قالبهایی که از رده خارج شده اند یا اینکه خیلی کم استفاده میشوند ).
– دور ریختن اشیاء و وسایلی که استفاده نمیکنیم ( قالبهایی که استفده ندارند , از رده خارج شوند ).

نظم و ترتیب (Seiton )

در دیدگاه 5S ،  نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در S یک  شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم ( قفسه بندی و مشخص بودن جای هر یک از ابزارها در یک واحد تولیدی )
–  اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم ( قرار دادن ابزارهای کمتر مورد استفاده در مکانی دورتر و غیر دسترس تر )
–   برچسب گذاری و شناسایی کلیه قفسه ها ( برچسب گذاری قفسه های به نحوی که هرآنچه درون قفسه ها است قابل شناسایی باشد )
–  استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( جانمایی مشخص برای هریک از محصولات و ابزارآلات و … باید داشته باشیم ).
–   آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( هرآنچه که از محل آن برداشته میشود , پس از استفاده به محل آن بازگردانده شود , مانند : ابزار, قالب و … ).
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد ).
–   نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
–  طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن ).

پاکیزه سازی (  Seiso )

در دیدگاه 5S پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل ).
–   انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
–  شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است
–  شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
–   تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
–  حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
–  پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است ( محل هایی که ماشین آلات خط تولید و…).

استانداردسازی (   Seikitsu )

در دیدگاه 5S، استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
–   استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما ).
–   علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا ).
–   علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع ).
–   تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
–    برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها ).
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
– تشکیل جلسات کمیته راهبری ، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف ۵S
–   فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب کردن و تمیز کردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار ).

انضباط ( Shitsuke )

در دیدگاه 5S ، انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
– تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
–  توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان ).

اقدامات لازم برای  پیاده سازی ۵S

گام نخست پیاده سازی 5S  –  تعریف مسولیتها :

در گام اول  پیاده سازی 5S تعیین میشود که که هر یک از مسئولیتها بر عهده کدام یک از بخشهای سازمان می باشد

گام دوم پیاده سازی 5S  –  تشکیل کمیته 5S  :
اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند : از هر بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل فعالیت خود میشود.و در ضمن یک نفر بعنوان دبیر کمیته مسئول انجام کارهای اداری میشود.

گام سوم پیاده سازی ۵S    _ اجرا  :

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی ۵S  :

در فاز اول هر فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند.
سپس کار تفکیک اقلام صورت میگیرد.قسمتی از محل کار بعنوان اقلام غیر ضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری(دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی میمانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی۵S  : نظم وترتیب

پس از تعیین تکلیف اقلام ضروری و غیر ضروری، دسته بندی اقلام ضروری بر اساس ماهیت تواتر نیاز صورت می پذیرد.

در مرتب سازی و اجرای فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

•    برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش اولین وارده اولین صادره استفاده گردد. (FIFO)
•    برای هریک از اقلام ، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
•    کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاری شود.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن ، قابل دسترسی باشد.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.
•    وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادی مجزا نگهداری شوند.
•    ابزار و وسایلی که مرتبا مورداستفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.
همچنین فعالیتهای زیر برای اجرای کامل این فاز می بایست صورت پذیرد:

برچسب گذاری
در این مرحله کلیه کازیه های هر میزتوسط برچسبهای مخصوص مشخص شده و ترتیب قرار گرفتن نامه ها بر اساس تاریخ آن می باشد.
کلیه سالن های تولید و اتاقها مجهز به ساعت دیواری (حتی الامکان متحدالشکل) باشد.
– برای وسایل شخصی پرسنل مانند کیف ، چادر، کت و…در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداری در نظرگرفته شود به طوریکه ایجاد مزاحمت برای سایر افراد ننماید.
کلیه زونکن ها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاری میشود.

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی۵S  : پاکیزه سازی

قبل از مرتب سازی و جایگذاری اقلام ابتدا می بایست نظافت اساسی و پاکیزه سازی اساسی در کل سالن ها صورت پذیرد. پس از انجام پاکیزه سازی کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جای خودپاکیزه سازی جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.
پاکیزه سازی کلی
برای اجرای پاکیزه سازی کلی ، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی ، خرابی ، شکستگی ، نشتی ، فرسایش و…. شناسایی و اعلام میشود. مسوول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته پنج اس مشخص میشود.
فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهای مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته پنج اس این گزارش بررسی و صورت جلسه ای جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد .
پاکیزه سازی جزیی و روزمره
گروه خدماتی ، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهای پاکیزه سازی  ( شامل : سرویس بهداشتی ، معابر , سالن ها ,لوازم کار و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.
فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی۵S  : استاندارد سازی

– برای کلیه اتاقهای سالن ها و ساختمان ها کد گذاری یا شماره گذاری صورت گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون سالن , اتاق و کد مخصوص بر روی آن شناسایی می شود.
•    کد و نام هر سالن و اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهای عمومی نصب میگردد.
•    برای هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره واحدها و اتاقها برروی آن مشخص گردیده و در محلهای عمومی نصب میگردد.
•    کلیۀ موارد و پارامترهای در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبری به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی پنج اس به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.
•    از علائم استاندارد برای علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع … ) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی۵S  :: انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه کردن آن در مجموعه از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه صورت می پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد.

مشکلات اجرای ۵S :
موانع و مشکلات اجرای نظام ۵S که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :
•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم
•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.
•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول۵S و بلند مدت بودن اجرای آن
•    ساده انگاشتن نظام ۵S  و عدم بررسی عمیق آن
•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن
با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول ۵S با کمک متخصصین و مشاورین کار آمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

مزایای اجرای نظام آراستگی5s

•    جلوگیری از انباشته شدن ضایعات
•    افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها
•    استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار
•    جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.
•    جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد
•    جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
•    سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار
•    نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم
•    جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
•    پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار
•    رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها
•    ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر
•    رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان
•    کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز
•    انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی
•    آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار

عوامل موفقیت اجرای نظام  ۵S

برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی ۵S عبارتند از:
•    حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی ۵S
•    بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه
•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد ها و مکانیزم عملکرد در نظام ۵ اس
•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام ۵S
•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام ۵S
•    تهیه دستورالعمل های اجرایی ، چک لیست های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی ۵S
•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی ۵S
•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد

گروه مشاوره صنعتی آریانا همراهی مطمئن برای شما صنعتگر محترم در اجرای 5s در سازمان شما میباشد , در شرایط کنونی که اداره یک سازمان مشکلات متعدد اقتصادی دارد باید نسبت به کنترل بیشتر هزینه ها و همچنین افزایش بهره وری , کاهش ضایعات و … اقدامات موثرتری نمود .

ما در کنار شما هستیم تا با افزایش بهره و ری و راندمان تولید نسبت به کاهش هزینه ها و همچنین افزایش بهره وری کارکنان شما , شاهد رشد و شکوفایی هرچه بیشتر مجموعه شما باشیم.

با کارشناسان ما تماس بگیرید

گروه مشاوره صنعتی آریانا moshaverehsanati.ir _ moshaverehsanati.com

gmsariyana.com
02166044098 _ 02166043505
واتساپ
Wa.me/989300899160
کانال تلگرام
 https://t.me/moshaverehsanati
اینستاگرام :
https://www.instagram.com/moshaverehsanati/
سایت :
https://moshaverehsanati.ir